O planowaniu, zarządzaniu sobą i zadaniami mówi się bardzo dużo w rozwoju osobistym jak i przy okazji zwiększaniu własnej produktywności. Ale po co tak naprawdę planować? Niektórzy mówią, że pozbawia to spontaniczności, inni doceniają uporządkowane życie jakie niesie ze sobą terminarz. Zapraszam was do kilku moich refleksji jak i technik związanych z przygotowaniem planu. 

Jeśli nie planujesz, inni zaplanują Ci życie za ciebie 

Dla mnie planowanie oznacza lepszą organizację dnia, tygodni, miesięcy a także życia. Wiemy dokładnie co mamy do zrobienia dzięki czemu unikamy marnowania czasu i nie zastanawiamy się nad tym, co ja właściwie mam do zrobienia. Unikamy też pilnych spraw na ostatnią chwilę a przede wszystkim planowanie pozwala zorganizować sobie cele i marzenia w myśl zasady, że jeśli sami tego nie zrobimy to ktoś inny dzięki nam zrealizuje własne cele. Taki jest dla mnie ideał planowania. 

Spójrz w siebie 

Sam po sobie zauważam, że miej więcej dwa razy w roku przychodzi mi potrzeba planowania. Przychodziła odkąd tylko pamiętam i to nawet wtedy kiedy świadomie wcale nie wiedziałem co to planowanie. Były to momenty zazwyczaj związane z 1 listopada i 1 stycznia. Zaskakujące terminy? No tak jakoś miałem. O ile listopadowy przegląd życia, który skłaniał mnie do refleksji bo to okres kiedy z pewnych rzeczy zaczynamy dobitniej zdawać sobie sprawę, wywierał na mnie zawsze ogromny wpływ. Było w tym coś takiego, że postanowienia, które wtedy krążyły mi po głowie realizowały się. Co do postanowień noworocznych to sami wiecie jakie to potrafi być ulotne. Już po kilku dniach zapominamy o tym, co było tak ważne. Jednak w tym roku było inaczej. 1 stycznia z pieczołowitością czytałem blogi o produktywności i planowaniu. Wchłaniałem wszystko, co wtedy trafiłem po to tylko by móc jak najwięcej się dowiedzieć. Miałem poczucie, że jestem mało zorganizowany i bardzo mi to doskwierało. 

Jak wyznaczyłem sobie 5 celów i co z nich zrealizowałem 

Teraz po trzech miesiącach od tamtego wydarzenia tworzę ten wpis by podzielić się swoimi przemyśleniami. Pod koniec roku napisałem artykuł, który był podsumowaniem minionego roku. Wziąłem pod lupę koło życia, które stanowi bardzo fajne narzędzie wglądu w siebie. Pisałem tam, że miniony rok ogólnie był dobry i w zasadzie z wielu sfer życia jestem zadowolony. Nie byłem zadowolony z jednej rzeczy. Z blogowania. Wymieniłem wtedy 5 celów, które postawiłem sobie na swoim blogu jako wyzwanie na nowy rok. Mija już kwartał, czyli taki etap kiedy warto spojrzeć na swoje plany i pomysły jeszcze raz i sprawdzić czy podążamy właściwą ścieżką. Okazało się, że przynajmniej trzy z pięciu celów zrealizowałem. Mój blog ruszył, pojawiają się nowe artykuły. 

Metoda od ogółu do szczegółu 

Bardzo dobra jest zasada od ogółu do szczegółu. Pozwala lepiej wniknąć w problem i stwierdzić na ile jest sens go realizować. Zbyt szczegółowe rozważania bez ogólnego wglądu zazwyczaj powoduje, że tracimy energię na coś co jest zbędne. Z kolei pomijanie szczegółów sprawia, że pozostajemy dalej w sferze marzeń i planów. Nie idziemy do przodu. W planowaniu ważne właśnie jest to by spojrzeć szerzej. Najpierw myślimy koncepcjami. Dlatego planujemy na rok, kwartał i miesiąc. 

Planowanie jest jak prawo przyciągania 

Jakie mamy marzenia, cele, zapisujemy wszystko to, co chcielibyśmy osiągnąć. Może to będzie lepsza praca, może to będzie zdrowy związek. Warto uświadamiać sobie takie rzeczy w myśl zasady, że podświadomość przyciąga to nad czym skupiamy uwagę. To jest tak jak z ulubionym kolorem albo marką samochodu, której wcześniej nawet nie mieliśmy pojęcia, że istnieje a teraz gdy jeździmy określonym modelem to okazuje się, że dużo tego jest. 

Jakie odstępy czasowe w planowaniu 

Określamy plany i zapisujemy co chcielibyśmy osiągnąć po miesiącu, kwartale czy po roku. Chodzi o to byśmy mieli punkt odniesienia, terminy z których sami możemy się rozliczyć. 

Wreszcie plan tygodniowy, który doceniają nawet ci, co nie planują zbyt perspektywicznie. Taki plan bardzo ułatwia funkcjonowanie w ciągu tygodnia. W domu mam kalendarz trójdzielny na miesiąc bieżący, poprzedni i następny. Kalendarz trzymiesięczny jest naprawdę wygodny. Oprócz tego warto mieć miesięczny i tygodniowy by tam przenosić wszystkie ważne rzeczy i terminy. Wtedy wizualnie widzimy co gdzie i kiedy mamy projekty. Oprócz projektów i celów są zwykłe rzeczy do zrobienia. 

A jak przenieść to do aplikacji? 

Aplikacji to zarządzania zadaniami jest mnóstwo. Jednych zainteresuje Asana, innych Trello o którym tutaj (klik, klik) pisałem a jeszcze innych inne narzędzia. Testuje różne ale najchętniej korzystam po prostu z OneNote. Dlaczego? Ponieważ dzięki integracji z outlookiem, to do microsoft pozwala uzyskiwać naprawdę fajne rezultaty.  

Praktyczne wykorzystanie aplikacji w zaplanowaniu zadania 

Współpracuję z klientem, który wysyła mi co jakiś czas zadania. Mail przenoszę do OneNote a w OneNote flaguję dzięki czemu tworzy mi się zadanie, które jednocześnie trafia na listę zadań w outlook i do aplikacji microsoft To-Do. Fajne jest to, że z aplikacji mogę przejść do notatki w OneNote a że klient lubi w mailu rozpisywać to co chce łącznie z formatowaniem tekstu, to mam fajny wgląd w OneNote jak to powinno wyglądać. Formatowania tekstu nie zrobię w żadnym narzędziu do zarządzania zadaniami i dlatego po raz kolejny doceniam wyższość mojego sekretnego sposobu, które w połączeniu z tradią usług microsoftu daje bardzo fajne rezultaty. Cały proces pokażę wam na gifie. 

Zrobiłem cały kurs o tym jak korzystać z OneNote. Kurs póki co zamykam ale jeśli ktoś byłby zainteresowany to może się ze mną skontaktować.  

Przygotowanie do planowania 

Podstawą do planowania jest odpowiednie przygotowanie. Czasem trudno usiąść i wymyśleć co ja właściwie chcę w życiu osiągnąć. Dlatego przydatne jest notowanie naszych myśli, zainteresowań w jakimś miejscu. Może być to bullet jurnal, który robi swoją furorę. Może być to zwykły notatnik a także aplikacja taka jak choćby evernote czy wspomniany już OneNote.  

Ja staram się zapisywać sporo rzeczy w tych narzędziach dlatego kiedy przystępuję do planowania to zaglądam do nich. Pomagają mi przypomnieć rzeczy, które mnie poruszyły i mogę zdecydować czy chce nad jakimiś planami dalej się koncentrować. Ostatnio kupiłem też notatnik zeszytowy w ringi z wymiennymi kartkami gdzie na szybko również notuję. Zeszyty i zwykłe notatniki mi nie odpowiadały.  

Jak planuję tydzień, miesiąc i rok
Notatnik nie mój akurat 😉

Nic nie jest takie różowe 

Planowanie i organizacja to temat dla mnie fascynujący choć muszę przyznać, że mam swoje kryzysy. Nie zawsze udaje mi się zrealizować to co zamierzam, czasem po prostu nie odrobię zadania i nie zrobię planu tygodniowego tak jak powinienem. Jednak planowanie sprawia, że nie zaskakują mnie niespodziewane rzeczy a na wcześniej obrany kurs zawsze mogę wrócić. A Ty jak planujesz swoje życie i z jakich narzędzi korzystasz? 

Koniec artykułu ale to jeszcze nie koniec niespodzianek jakie mam dla Ciebie. Pobierz za darmo mój najnowszy poradnik z którego wyczytasz więcej, co pozwoli ci jeszcze więcej wycisnąć ze swojego bloga 😉 To moja perełka, lista najlepszych narzędzi, którą gromadziłem latami

a teraz zerknij tu i sprawdź, co ciekawego jeszcze dla Ciebie mam 😉