Wyobraź sobie, że kończysz część projektu, otwierasz skrzynkę pocztową by wysłać klientowi fragment do oceny. Już marzysz sobie o przyjemnej przerwie albo zaczerpnięciu świeżego powietrza lub innym zadaniu. Robisz klik klik, gotowe, zbierasz się do zasłużonej przerwy i nagle słyszysz telefon. To klient dzwoni by uzgodnić szczegóły w projekcie i nanieść poprawki do tego, co przed chwilą właśnie wysłałeś.

Prawda jest taka, że nie zawsze jest dobry moment na rozmowy telefoniczne a uzgadnianie projektów bywa bardzo czasochłonne. Do tego każda taka niespodziewana rozmowa, która trwa choćby kilka, kilkanaście minut powoduje straty w naszej efektywności. Przecież każdy telefon, to oderwanie od tego czym aktualnie się zajmowaliśmy. Nawet po skończonej rozmowie potrzebujemy pewnego czasu by wrócić do wcześniej wykonywanej czynności. Z tego powodu Od zawsze zastanawiałem się w jaki sposób zoptymalizować taki kontakt by skutecznie komunikować się z klientem w sprawie jego projektu.

Skuteczna komunikacja to umiejętności miękkie

Od razu chcę zaznaczyć, że mój artykuł nie dotyczy w zasadzie tego jak komunikować się z klientem w sensie co mu mówić i jak radzić sobie z trudnymi klientami. Takich porad jest pełno w internecie a ja chcę się skupić na technologii, która usprawni i przyspieszy ten kontakt. Dobrym wyjściem jest wzięcie udziału w szkoleniu z kompetencji miękkich, które pozwolą rozwinąć te umiejętności, bo braki w tym zakresie często można dotkliwie odczuć na własnej skórze.

Narzędzia pracy w służbie lepszej komunikacji

Skoro już wyjaśniłem czego możesz się spodziewać po moim artykule przejdę od razu do sedna. Od zawsze zastanawiałem się w jaki sposób skutecznie usprawnić kontakt z klientem. Dla mnie rozmowy telefoniczne są stresujące a do tego wybijają z rytmu. Maile są naturalnym narzędziem ale niestety mało efektywnym. W długiej historii korespondencji łatwo się pogubić i spędzić sporo czasu na szukaniu potrzebnych informacji.

Narzędzia komunikacji z klientem

Mój wirtualny notatnik

Dla mnie swego rodzaju odkryciem był OneNote. To notatnik w którym przechowuje wszystkie ustalenia z klientami. Po prostu przenoszę maile, robię notatki i mam wszystko w jednym miejscu. Jest to na tyle sprawny system, że z łatwością odnajduję potrzebne informacje. Po za tym tam gromadzę również listę zadań to-do, co pozwala mi tym wszystkim efektywnie zarządzać. Tak się składa, że stworzyłem kurs produktywność w OneNote gdzie pokazałem w jaki sposób wykorzystuję ten program w swojej codziennej pracy. Jeśli chcesz i masz ochotę podpatrzeć co i jak robię, to zapraszam do kursu.

Dziennik pracy

Choć notatnik sprawdził się, bo pozwala mi dobrze zorganizować się w tym co mam do zrobienia, to jednak brakowało mi jeszcze jednego narzędzia. Chodziło właśnie o coś, co pozwoliłoby mi skutecznie komunikować się z klientem w sprawie jego zlecenia. Notatnik jest dla mnie i trudno sobie wyobrazić bym to miał udostępniać. Po za tym klienci niechętnie podchodzą do dodatkowych aplikacji, programów dlatego proponowanie im list zadań np. w Asana mija się też z celem.

Odkryłem jednak ciekawe narzędzie w usłudze Dropbox, które nazywa się Paper. Bardzo ciekawe rozwiązanie. Dostajemy jakby czystą kartkę papieru po której możemy pisać, zamieszczać zdjęcia, wklejać rzuty ekranu. Przetestowałem to w przypadku jednego projektu w który się zaangażowałem a który robię z jeszcze jedną osobą tak, że na każdym etapie musimy uzgadniać szczegóły.

dropbox do komunikacji

Wcześniej musieliśmy porozumiewać się telefonicznie, mailowo lub za pomocą wiadomości tekstowych co było nieco uciążliwe. Teraz odbywa się to w Paper. Każda zmiana jest sygnalizowana mailem oraz alertem na telefon jeśli mamy aplikację dzięki czemu wiem kiedy i kto zapoznał się z dokumentem oraz co tam zostało wprowadzone. Wszystko jest w jednym miejscu więc jest fajnie udokumentowane. Do tego informacje jakie przychodzą na telefon nie są nachalne. Po prostu wiem, że teraz ktoś pracował z tym plikiem i w odpowiedniej dla mnie chwili mogę zajrzeć tam i sprawdzić komentarz jaki zostawiono dla mnie.

W moim odczuciu komunikacja z klientem dzięki temu narzędziu uprościła się znacznie. Są także inne narzędzia, które usprawniają pracę i komunikację z klientem. Równie dobrze taki dziennik można zrobić w edytorze tekstowym w google drive. W zasadzie każde narzędzie, które umożliwia natychmiastową synchronizację nadaje się do tego typu komunikacji. A Ty z jakich narzędzi korzystasz do kontaktu się z klientem?

Koniec artykułu ale to jeszcze nie koniec niespodzianek jakie mam dla Ciebie. Pobierz za darmo mój najnowszy poradnik z którego wyczytasz więcej, co pozwoli ci jeszcze więcej wycisnąć ze swojego bloga 😉 To moja perełka, lista najlepszych narzędzi, którą gromadziłem latami

a teraz zerknij tu i sprawdź, co ciekawego jeszcze dla Ciebie mam 😉