Wyobraź sobie, że kończysz część projektu, otwierasz skrzynkę pocztową by wysłać klientowi fragment do oceny. Już marzysz sobie o przyjemnej przerwie albo zaczerpnięciu świeżego powietrza lub innym zadaniu. Robisz klik klik, gotowe, zbierasz się do zasłużonej przerwy i nagle słyszysz telefon. To klient dzwoni by uzgodnić szczegóły w projekcie i nanieść poprawki do tego, co przed chwilą właśnie wysłałeś.
Prawda jest taka, że nie zawsze jest dobry moment na rozmowy telefoniczne a uzgadnianie projektów bywa bardzo czasochłonne. Do tego każda taka niespodziewana rozmowa, która trwa choćby kilka, kilkanaście minut powoduje straty w naszej efektywności. Przecież każdy telefon, to oderwanie od tego czym aktualnie się zajmowaliśmy. Nawet po skończonej rozmowie potrzebujemy pewnego czasu by wrócić do wcześniej wykonywanej czynności. Z tego powodu Od zawsze zastanawiałem się w jaki sposób zoptymalizować taki kontakt by skutecznie komunikować się z klientem w sprawie jego projektu.
Skuteczna komunikacja to umiejętności miękkie
Od razu chcę zaznaczyć, że mój artykuł nie dotyczy w zasadzie tego jak komunikować się z klientem w sensie co mu mówić i jak radzić sobie z trudnymi klientami. Takich porad jest pełno w internecie a ja chcę się skupić na technologii, która usprawni i przyspieszy ten kontakt. Dobrym wyjściem jest wzięcie udziału w szkoleniu z kompetencji miękkich, które pozwolą rozwinąć te umiejętności, bo braki w tym zakresie często można dotkliwie odczuć na własnej skórze.
Narzędzia pracy w służbie lepszej komunikacji
Skoro już wyjaśniłem czego możesz się spodziewać po moim artykule przejdę od razu do sedna. Od zawsze zastanawiałem się w jaki sposób skutecznie usprawnić kontakt z klientem. Dla mnie rozmowy telefoniczne są stresujące a do tego wybijają z rytmu. Maile są naturalnym narzędziem ale niestety mało efektywnym. W długiej historii korespondencji łatwo się pogubić i spędzić sporo czasu na szukaniu potrzebnych informacji.
Mój wirtualny notatnik
Dla mnie swego rodzaju odkryciem był OneNote. To notatnik w którym przechowuje wszystkie ustalenia z klientami. Po prostu przenoszę maile, robię notatki i mam wszystko w jednym miejscu. Jest to na tyle sprawny system, że z łatwością odnajduję potrzebne informacje. Po za tym tam gromadzę również listę zadań to-do, co pozwala mi tym wszystkim efektywnie zarządzać. Tak się składa, że stworzyłem kurs produktywność w OneNote gdzie pokazałem w jaki sposób wykorzystuję ten program w swojej codziennej pracy. Jeśli chcesz i masz ochotę podpatrzeć co i jak robię, to zapraszam do kursu.
Dziennik pracy
Choć notatnik sprawdził się, bo pozwala mi dobrze zorganizować się w tym co mam do zrobienia, to jednak brakowało mi jeszcze jednego narzędzia. Chodziło właśnie o coś, co pozwoliłoby mi skutecznie komunikować się z klientem w sprawie jego zlecenia. Notatnik jest dla mnie i trudno sobie wyobrazić bym to miał udostępniać. Po za tym klienci niechętnie podchodzą do dodatkowych aplikacji, programów dlatego proponowanie im list zadań np. w Asana mija się też z celem.
Odkryłem jednak ciekawe narzędzie w usłudze Dropbox, które nazywa się Paper. Bardzo ciekawe rozwiązanie. Dostajemy jakby czystą kartkę papieru po której możemy pisać, zamieszczać zdjęcia, wklejać rzuty ekranu. Przetestowałem to w przypadku jednego projektu w który się zaangażowałem a który robię z jeszcze jedną osobą tak, że na każdym etapie musimy uzgadniać szczegóły.
Wcześniej musieliśmy porozumiewać się telefonicznie, mailowo lub za pomocą wiadomości tekstowych co było nieco uciążliwe. Teraz odbywa się to w Paper. Każda zmiana jest sygnalizowana mailem oraz alertem na telefon jeśli mamy aplikację dzięki czemu wiem kiedy i kto zapoznał się z dokumentem oraz co tam zostało wprowadzone. Wszystko jest w jednym miejscu więc jest fajnie udokumentowane. Do tego informacje jakie przychodzą na telefon nie są nachalne. Po prostu wiem, że teraz ktoś pracował z tym plikiem i w odpowiedniej dla mnie chwili mogę zajrzeć tam i sprawdzić komentarz jaki zostawiono dla mnie.
W moim odczuciu komunikacja z klientem dzięki temu narzędziu uprościła się znacznie. Są także inne narzędzia, które usprawniają pracę i komunikację z klientem. Równie dobrze taki dziennik można zrobić w edytorze tekstowym w google drive. W zasadzie każde narzędzie, które umożliwia natychmiastową synchronizację nadaje się do tego typu komunikacji. A Ty z jakich narzędzi korzystasz do kontaktu się z klientem?
a teraz zerknij tu i sprawdź, co ciekawego jeszcze dla Ciebie mam 😉
