Jak OneDrive pomaga mi w pracy

8 powodów dla których korzystam z chmury OneDrive

Chmura to bardzo wygodna metoda umieszczania danych do której zawsze mamy dostęp. Komputer przestaje mieć kluczowe znaczenie bo do danych uzyskujemy łatwy dostęp z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego komputera a nawet smartfona. To sprawia, że awaria, uszkodzenie, zagubienie laptopa przestaje być kłopotliwe, przynajmniej w tym jednym przypadku – utraty danych. Chmura pozwala również na pracę nad naszymi projektami niezależnie od miejsca i stacji roboczej na której pracujemy.

Nie ma co ukrywać, że obecnie przechowywanie danych w chmurze jest niezwykle popularne a do tego wygodne. Jeszcze kilka lat temu królowały dyski przenośne czy pendrivy i nie mówiąc już o płytach CD. Oczywiście takie rozwiązania sprawiały problemy. Sam pamiętam jak kilka lat temu swoją pracę magisterską przechowywałem w kopiach na pendrivach bo panicznie bałem się utraty danych. I tak robił każdy, bardziej świadomy użytkownik komputera. I wiecie jakie było to niewygodne? Różne wersje plików, mnóstwo rozdziałów powielonych i kontrola nad tym wszystkim wymagały ode mnie dodatkowej pracy.

Chmury wprowadziły prawdziwą rewolucję bez której trudno dziś byłoby powrócić do tworzenia kopii danych i przechowywania ich w osobnych nośnikach. W 8 punktach chcę pokazać wam dlaczego korzystam z chmury i dlaczego właśnie akurat z usług Microsoftu OneDrive.

Dostęp do danych

Dlaczego korzystam z chmury? Najważniejszą odpowiedzią jest właśnie ta, że mogę tam po prostu przechowywać dane bez obawy utraty czy awarii własnego sprzętu. Owszem, przeciwnicy podkreślają, że oddajemy nasze dane firmom zewnętrznym do wglądu. O tym na ile jest zasadna ta obawa nie będę dyskutował. Teoretycznie jest taka możliwość jednak mało jest to prawdopodobnie by firmy robiły z tego użytek no może po za wyjątkiem google.

Synchronizacja z wieloma urządzeniami

Kiedy wstawię cokolwiek do chmury, to będę miał do tego dostęp nie tylko z danego urządzenia ale ze wszystkich urządzeń z których korzystam. To bardzo wygodne wtedy kiedy robię zdjęcia telefonem i mogą znaleźć się również w chmurze. Wystarczy, że potem usiądę do komputera a tam już zdjęcia czekają na mnie. Nie zależy mi tutaj na błyskawiczności toteż mam ustawione w telefonie by urządzenie przesyłało do chmury zdjęcia wtedy kiedy wykryje wifi, co zaoszczędza mi mobilny transfer. Mogę również wrzucić poglądowy projekt do chmury a potem kiedy jestem na spotkaniu bez problemu pokazać go w telefonie.

Udostępnianie zasobów

Kolejna bardzo fajna funkcja, to możliwość udostępniania zasobów innym. Nie jestem zwolennikiem wysyłania wszystkiego mailem szczególnie jeśli jest dużo załączników. Wciąż dziwię się, że są tacy, którzy wysyłają kilka maili po to by zmieścić wszystkie załączniki lub pakują pliki w webtransfery. Dzięki możliwości udostępniania w łatwy sposób mogę przekazać cały folder a nawet grupy folderów konkretnej osobie.

Oznacza to oszczędność czasu i plików (bo zamiast wielu kopii, które przewijają się w mailach mamy jedną nad którą wspólnie pracujemy) Tworzę magazyn z jedną osobą. Pracujemy wspólnie na jednym folderze. W osobnym pliku informujemy się tylko co zmieniliśmy w plikach bo i to jest wygodniejsze niż pisanie maili, które mają to do siebie, że giną w gąszczu innych.

Chmura na dysku lokalnym

Wystarczy pobrać plik instalacyjny a zdobędziemy w explolerze windows dodatkowy folder, który wyświetli się jako dodatkowy dysk. Korzystam do codziennej pracy z laptopa, który ma zaledwie 256 GB. To nie jest zbyt dużo oczywiście dlatego wszystkie dane przechowuje w chmurze. Są to zdjęcia, dokumenty, materiały ze szkoleń, ebooki, filmy, projekty nad którymi pracuję a także wszystkie projekty jakie kiedykolwiek miałem.

Przechowywanie tego wszystkiego na komputerze zabierałoby mi sporo cennego miejsca a do tego wywoływało dodatkowy stres związany z potencjalną możliwością utraty lub awarii laptopa. Do tego wszystkiego mam dostęp również z pozycji explorera windows. Oprócz instalacji tej aplikacji opcjonalnie można zmapować dysk.

Widok pliku Word - dlaczego korzystam z chmury OneDrive
Widok Eksploatora plików w systemie Windows 10 (logo windows +E)

Dane na żądanie czyli inteligentna synchronizacja

Najbardziej sobie cenię właśnie tę funkcję. Dzięki niej mogę zdecydować które dane mają być dostępne na dysku lokalnym a które nie. Dzięki temu wszystkie dane mam w chmurze, co oszczędza mi miejsce na dysku. Kiedy pracuję nad konkretnym projektem to albo synchronizuję plik albo od razu cały folder. Na powyższym zdjęciu obok nazwy pliku wyświetla się także Stan.

Widok z Eksploratora plików Windows na pliki w OneDrive.

Niebieskie strzałki oznaczają, że zawartość pliku znajduje się w chmurze, co oszczędza nam miejsce na komputerze.

Zielone kółko oznacza, że plik jest zawsze dostępny lokalnie

Zielone kółko z białym tłem oznacza, że plik jest dostępny lokalnie

Stan plików możemy bardzo łatwo zmienić. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na plik i z rozwijanego menu wybrać jedną z dwóch opcji. Zawsze przechowuj na tym urządzeniu, lub zwolnij miejsce. Oczywiście nazwy mówią same za siebie więc nie będę tłumaczył 😊

Po odkryciu tej funkcji jeszcze bardziej doceniłem OneDrive tym bardziej, że wcześniej zastanawiałem się nad Dropboxem. Dropbox oferuje inteligentne synchronizowanie, które na tym właśnie polega ale niestety w droższym pakiecie, co zdecydowanie ostudziło moje zapędy.

Pakiet Office

W pakiecie z OneDrive otrzymujemy cały najnowszy pakiet Office. Wiem, że niektórzy stwierdzą, że nie potrzebują pakietu bo darmowy word czy excel znajdą na dysku google. Chociaż doceniam pisanie we writerze to jednak inne programy nie mają sobie równych i jeśli, ktoś nie widzi różnicy, to znaczy, że nie wykorzystuje aż tak mocno zalet choćby excela. Jakiś czas temu uczyłem się excela i okazało się, że bardzo wielu przydatnych funkcji nie znajdziemy w darmowym excelu google. To wtedy właśnie po raz pierwszy zetknąłem się z OneDrivem i zdecydowałem się na miesięczną subskrypcję by poduczyć się excela.

Poza tym współpracuję z firmą, która korzysta z worda Microsoft więc dla lepszej kompatybilności z tego programu również korzystam. A że przy okazji w wordzie piszę artykuły na ten blog to już inna historia o której możesz poczytać w artykule…

Po za excelem i wordem ciekawym narzędziem jest outlook z którego korzystam. Mam tam podpięte skrzynki z gmaila a także choćby z tej z której korzystam na ten stronie. A do tego Outlook świetnie synchronizuje mi się z OneNote oraz listą To-Do Microsoft dzięki czemu jeszcze lepiej zarządzam zadaniami o czym możesz przeczytać https://eduoffice.pl/moj-sekret-w-planowaniu-i-zarzadzaniu-zadaniami/ w rozdziale praktyczne wykorzystanie aplikacji OneNote. A za najlepsze rozwiązanie outlooka uważam dodawanie załącznika, które przechowuje pliki nad którymi ostatnio pracowałem. Mega przyspiesza to pracę bo już nawet nie muszę szukać tego pliku na komputerze 😊

Historia wersji

Czy zdarzyło się wam przypadkiem nadpisać jakiś plik? Może to rzadko spotykane, ale ja miałem to nieszczęście. A że był to plik niezwykle ważny a do tego następnego dnia miałem go dostarczyć, to serce do gardła skoczyło mi niezwykle szybko. Wtedy jeszcze bardziej doceniłem OneDrive właśnie za to, że mogłem dzięki historii wersji przywrócić plik z dowolnego momentu np. z dnia wcześniejszego.

Cena

Nie potrzebuję aż 1 TB miejsca na dane więc mógłbym znaleźć tańsze rozwiązania jak np. One Google, które ostatnio zaprezentowało ciekawą ofertę. Jednak cena za OneDrive na tle konkurencji (a mam na myśli szczególnie Dropboxa) jest szczególnie atrakcyjna. Za 29 zł miesięcznie nie tylko dostajemy chmurę lecz także cały pakiet Office. W dropboxie najtańszy pakiet to już ok 40 zł. A jeśli byśmy chcieli mieć przydatną inteligentną synchronizację, to trzeba pomyśleć o jeszcze wyższym pakiecie. Z tego powodu zdecydowałem się na OneDrive i wciąż przy nim pozostaję. I żeby nie było. Nie jest to wpis sponsorowany. Nie dostaję za to żadnej złotówki.

Co zrobić by przenieść zasoby między chmurami?

Jeśli zastanawiasz się jak przenieść pliki do chmury szybko i komfortowo to podpowiem, że taką możliwość oferuje https://filezilla-project.org/filezilla_pro.php w opcji pro. Obsługuje kilka chmur w tym m.in. OneDrive, Dropbox, google Drive

A tobie jak podobają się rozwiązania chmurowe? Korzystasz z jakiejś chmury?

Koniec artykułu ale to jeszcze nie koniec niespodzianek jakie mam dla Ciebie. Pobierz za darmo mój najnowszy poradnik z którego wyczytasz więcej, co pozwoli ci jeszcze więcej wycisnąć ze swojego bloga 😉 To moja perełka, lista najlepszych narzędzi, którą gromadziłem latami

a teraz zerknij tu i sprawdź, co ciekawego jeszcze dla Ciebie mam 😉